Organisation de la Conférence
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Participer à nos conférences
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Catégorie des conférenciers
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Services offerts aux conférenciers
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Programmes standards de nos conférences
Le processus de participation à une conférence Alterna se déroule en 7 étapes clés :
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Candidature : Le parcours débute par le choix et la réservation d'une thématique de conférence par le candidat.
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Validation : Après analyse du profil, un courriel d'approbation ou de refus est transmis. En cas de validation, le candidat acquiert officiellement le statut de contributeur au livre collectif, ouvrage-support de la conférence.
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Choix du profil : Dans ce même courriel, le contributeur est invité à spécifier la catégorie de conférenciers à laquelle il souhaite être rattaché.
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Coordination : Afin de centraliser et de coordonner la rédaction, un groupe de travail est créé sur l'une de nos plateformes, encadré et animé par un « panéliste-animateur ».
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Rédaction : Les contributeurs disposent d'un délai de deux semaines pour finaliser et soumettre leur manuscrit d'une dizaine de pages en moyenne.
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Validation collective : Au terme de ces deux semaines, une réunion virtuelle rassemble l'ensemble des contributeurs pour valider le manuscrit final et confirmer définitivement la date de la conférence.
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Lancement : Les lettres d'invitation officielles sont envoyées dès l'issue de cette réunion. Alterna dispose ensuite de deux semaines pour assurer l'impression et la distribution des livres en amont de la conférence.
PARTICIPER A NOS CONFERENCES
CATEGORIES DE CONFERENCIERS
Conférenciers Simples
Ils participent à une conférence sans être co-auteur du livre-support, intervenant au programme officiel ou membre de l'équipe d'organisation. Ils ont néanmoins pleinement accès aux débats.
Conférenciers Panelistes
Ils sont co-auteurs du livre-support de la conférence et, de ce fait, invitée de droit à l'événement. Une plage horaire leur est réservée dans le programme officiel pour présenter et défendre leur point de vue.
Invités
Experts
Ce sont des spécialistes ou des personnalités de référence dans le domaine de la conférence, conviés à apporter un éclairage pointu bien qu'ils ne soientt pas co-auteurs du livre-support.
Membres de la Tribune
C'est l'ensemble des personnalités installées sur l'estrade officielle. Ce statut prestigieux est accordé à une poignée de panélistes , aux invités experts, ainsi qu'aux modérateurs de la session en cours.
SERVICES OFFERTS AUX CONFERENCIERS
La liste non-exhaustive ci-dessous regroupe les services offerts par Alterna à ses conférenciers. Il est important de noter que toutes les conférences organisées par Alterna sont gratuites, cependant compte tenu du type d'inscription (Voir catégorie des conférenciers ci-dessus) certains services ne pourraient être offerts à tous les conférenciers. Ainsi, un conferencier simple ne pourrait par exemple pas bénéficier de certains services sous la rubrique "logement".
VISA
Timing: Avant le lancement de la conférence
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Reservation Billet
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Reservation hôtel
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Lettre de prise en charge
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Lettre d'invitation
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Achat groupé des billets
LOGEMENT
Timing: 24h avant à 24h après la conférence (Merc. à samedi)
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Protocole à l'aéroport
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Transfert Aero-Hôtel
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Paiement logement
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Repas à l'hôtel
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Accès salle de sport
CONFERENCE
Timing: Deux jours de conférence (Jeudi-vendredi)
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Badge et accès à la salle
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Dejeuner à la pause
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Kit du conférencier
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Exemplaire des livres
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Cartes de visite
visite guidee
Timing: Après la conférence (Vendredi Soir à Dim. matin)
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Diner en ville
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Tour de nuit de la ville
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Visite guidée de la ville
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Coffret de souvenir
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Transfert à l'aéroport
PROGRAMMES STANDARDS DES CONFERENCES
Pour nos invités voyageant à l'international, l'expérience Alterna se déroule selon les modalités suivantes :
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Invitation officielle : Votre participation débute dès la réception de notre courriel officiel d'invitation. Ce message contient votre lettre officielle ainsi que l'ensemble des documents requis par l'ambassade du pays hôte. Vous y trouverez également tous les détails logistiques indispensables, notamment les contacts du secrétariat/protocole et un guide pratique sur la ville d'accueil.
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Anticipation des démarches (Visas) : Bien que les visas pour les pays hôtes soient généralement délivrés en moins d'une semaine, Alterna s'engage à vous transmettre le dossier d'invitation complet plus d'un mois avant l'événement afin de garantir des démarches sereines.
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Calendrier de l'événement : Les conférences se déroulent sur deux jours (le jeudi et le vendredi). Pour le bon déroulement du programme, les conférenciers sont attendus sur place au plus tard le mercredi, veille de l'ouverture.
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Accueil et protocole : Dès votre arrivée à l'aéroport, un service de protocole dédié vous attend pour assurer votre accueil et votre acheminement sécurisé vers votre hôtel.
Les journées d'échange Alterna sont rythmées par des moments de réflexion, de partage et de réseautage, organisés selon le programme suivant :
Le programme quotidien (Tronc commun)
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08h00: Accueil des participants autour d'un petit-déjeuner convivial (facultatif).
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09h00: Lancement officiel des sessions de travail.
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09h00 - 15h30: Débats et tables rondes, entrecoupés de deux heures de pause dédiées au déjeuner et aux collations.
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Code vestimentaire : Tenue de ville recommandée.
En dehors de ce cadre général, des activités spécifiques sont prévues pour chaque journée.
Jeudi | Première journée : Réflexion & Réseautage
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Pause de mi-journée : Séance photo officielle (« photo de famille ») avec l'ensemble des participants.
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15h30 - 17h00: Intermède Intersphères: Présentation des travaux de notre programme destiné à la jeunesse
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19h30: Dîner de gala offert par Alterna, spécialement conçu pour encourager le réseautage et prolonger les échanges entre conférenciers et interview de certains panélistes.
Vendredi | Deuxième journée : Réflexion, Clôture & Convivialité
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15h30-16h30: Séance de feedback, coaching et encouragements des panélistes à la présentation "Intersphères" et à la réflexions associée de la première journée.
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16h30: Clôture des sessions de travail, cérémonie de remise des certificats de participation, suivie d'une photo de clôture et de la remise des cadeaux souvenirs.
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17h00: Séance de dédicaces des ouvrages collectifs autour d'un apéritif de fin d'événement.
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20h00: Lancement du programme de loisirs (facultatif) avec une virée de la ville hôte "by night".
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Code vestimentaire pour le programme de loisirs: Une tenue plus décontractée (style casual chic) est recommandée.
La conférence prenant fin le vendredi, les départs sont planifiés le samedi. Toutes nos villes d'accueil bénéficient de vols internationaux quotidiens vers vos destinations respectives. Pour votre confort, une navette vers l'aéroport et un service d'assistance protocolaire seront à votre disposition pour simplifier vos formalités de départ.
Pour les participants désireux de prolonger leur séjour au-delà du samedi, les frais de cette extension ne seront pas pris en charge par Alterna. Néanmoins, nous serons ravis de vous accorder notre soutien logistique (sécurité, recommandations de visites guidées et facilités diverses). Si vous souhaitez prolonger votre séjour, merci de le spécifier sur votre formulaire d'inscription à la conférence afin que nous puissions planifier ensemble ce support personnalisé.
